SIA “Latvijas Energoceltnieks” Mitteilung über die verarbeitung personenbezogener daten Für kunden, kooperationspartner und andere verbundene personen

1. Information über den Verantwortlichen für die Verarbeitung

Unser Firmenname ist SIA „Latvijas Energoceltnieks”, Registrationsnummer: 40103050565, Sitz: Lubānas iela 43, Rīga, LV-1073.

Sie können uns telefonisch erreichen unter: +371 67241260 oder per E-mail an: lec@lec.lv.

2. Kontaktinformation für die Kommunikation hinsichtlich des Datenschutzes

Haben Sie irgendwelche Fragen im Zusammenhang mit dieser Mitteilung oder zur Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten, dann kontaktieren Sie uns über die im vorherigen Punkt (Punkt 1) genannten Kommunikationskanäle oder wenden Sie sich an unseren Experten für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über diese E-mail-Adresse: dati@lec.lv.

3. Allgemeine Beschreibung der von uns durchgeführten Verarbeitung personenbezogener Daten

Der Zweck dieser Mitteilung ist, einen allgemeinen Einblick in unsere Aktivitäten und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten zu geben. Bitte beachten Sie aber, dass auch in anderen Dokumente (wie etwa Kooperationsabkommen, Auftragsunterlagen) zusätzliche Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten enthalten können.

In dieser Mitteilung wird beschrieben, wie wir personenbezogen Daten von unseren Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern (einschließlich von Subunternehmern) und von ihren Mitarbeitern/Vertretern/Kontaktpersonen, Besuchern der Website, Besuchern des Unternehmensbüros und Bauobjekten wie auch personenbezogene Daten von Personen verarbeiten, dessen personenbezogene Daten wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit erworben haben.

Wir nehmen an, dass vor Nutzung unserer Website oder nachdem Sie unserer/unsere Kunde/Kundin geworden sind, diese Mitteilung von ihnen schon gelesen und auch die Bedingungen von Ihnen bereits akzeptiert wurden. Dies ist die aktuelle Version der Mitteilung. Wir behalten uns das Recht Änderungen vorzunehmen und gegebenenfalls diese Mitteilung zu aktualisieren.

Wir informieren Sie, dass die in dieser Mitteilung enthaltenen Regelungen nur für die Verarbeitung personenbezogener Daten von natürlichen Personen gelten.

Zusätzlich zu diesen Bedingungen können Sie auch mit den Regelungen für die Verwendung von Cookies vertraut machen (zugänglich unter www.lec.lv)

Wir verstehen, dass Ihre personenbezogene Daten für Sie einen hohen Wert besitzen. Deshalb werden diese Daten unter Einhaltung der Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen verarbeitet.

4. Für welche Zwecke werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und welche Rechtsgrundlage hat die Verarbeitung der personenbezogener Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden nur gemäß den vordefinierten rechtmäßigen Zwecken verarbeitet, einschließlich:

a) für die Aufnahme und Erbringung von Dienstleistungen, wie auch für die Erfüllung und Gewährleistung der im Vertrag (einschließlich im Kooperationsabkommen) genannten Verpflichtungen –

Im Rahmen dieses Zweckes müssen wir ihre Identität feststellen, um eine entsprechende Berechnung der Zahlungen und den Zahlungsprozess zu gewährleisten, und um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, wenn irgendwelche Fragen im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistung und/oder der Erfüllung des Vertrags auftreten (einschließlich der Übermittlung der Rechnungen), in bestimmten Fällen auch für die Eintreibung ausstehender Zahlungen.

Wir benötigen einen Mindestumfang an personenbezogenen Daten, um die folgenden Zwecke zu realisieren: Einbezug und Beschäftigung von Kunden/Lieferanten/Kooperationspartnern, Abschluss und Erfüllung eines Kooperationsvertrags, Feststellung der Identität von Kunden/Lieferanten/Kooperationspartnern (z.B., personenbezogene Daten, Amt und Kontaktinformation des Kunden/Lieferanten oder Kooperationspartners (einschließlich der Subunternehmer), auch ihrer Mitarbeiter/Vertreter/Kontatktpersonen), Kontaktaufnahme – um eine Dienstleistung für die Mitarbeiter und die Kunden des Unternehmens bereitzustellen (z.B. Adresse, Telefonnummer, E-mail-Adresse), Zahlungsabwicklung (z.B., Kontonummer, Name der Bank, Datum der Vertragsschließung, Nummer,) und andere.

Die wichtigsten verwendbaren Rechtsgrundlagen für die Erzielung dieser Zwecke sind:

• der Abschluss und die Erfüllung eines Vertrages mit der betroffener Person (Artikel 6. Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung);
• Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen (Artikel 6. Absatz 1 Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung);
• berechtigte Interessen der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Person (Artikel 6. Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung), etwa um Sie als Kunden/Lieferanten/Kooperationspartner oder ihre/n Vertreter/Kontaktperson/Mitarbeiter zu identifizieren oder um die Kommunikation mit Ihnen zu gewährleisten;

b) Erfüllung der Gesetze und sonstiger Vorschriften hinsichtlich der Erbringung/des Empfang von Dienstleistungen oder die Erfüllung der Bestimmungen in anderen Gesetzen oder sonstigen Vorschriften

Zu diesem Zweck müssen wir die Bestimmungen des Zivilrechtes und im Bereich Arbeitsschutz, des Buchführungsgesetzes, des Archivierungsgesetzes, im Bereich des Bauwesens und des öffentlichen Beschaffungswesens wie auch die Anforderungen anderer Rechtsakte einhalten.

Wir benötigen einen Mindestumfang an personenbezogenen Daten, um die folgenden Zwecke zu realisieren: Einbezug und Beschäftigung des Kooperationspartners, Abschluss und Erfüllung des Kooperationsabkommens
(z.B. personenbezogene Daten und Kontaktinformationen, Schutzklasse, Adresse des Objekts, Nachweise über Eigentumsrechte/Vermietrechte des Objekts von Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartnern (einschließlich eingebundenen Subunternehmer) und die Ihrer Vertreter/ Kontaktpersonen/Mitarbeiter; personenbezogene Daten, Position/Spezialisierung/Daten über vorherige Berufserfahrung und Vertragspreise, Nummer der Bescheinigung Ihrer Zertifikate/Qualifikation und deren Gültigkeitsdauer, Kontaktinformation der Kooperationspartners/Bauexperten/Ingenieure/Architekten und andere; personenbezogene Daten, Kontaktinformationen des Bauaufsehers/Gebietsbauleiters und Nummer der Bescheinigung Ihrer Zertifikation/Qualifikation und die Gültigkeitsdauer).

Die wichtigsten verwendbaren Rechtsgrundlagen für die Erzielung dieser Zwecke sind:

• Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen (Artikel 6. Absatz 1 Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung);

c) Sicherheit, Prävention von Gefahren für wirtschaftliche Interessen und die Gewährleistung von unseren anderen wesentlichen berechtigten Interessen oder berechtigten Interessen von Dritten Personen.

Im Rahmen dieses Zweckes müssen eine Videoüberwachung unserer Gelände, Gebäude, Bauobjekte und anderen Immobilien durchführen, und den Alkoholgehalt und die Konzentration von Drogen und psychotropen Substanzen in der Atemluft von Besuchern messen, um den Zugang von intoxikierten Personen zum Firmengelände und Bauobjekten zu verhindern. Im Zuge der Wahrnehmung verschiedener Funktionen durch die für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortliche Personen müssen erforderlichenfalls Information an die Gerichtshöfe und nationale Behörden weitergeleitet werden, auch müssen wir durch die gesetzlichen Vorschriften gewährten Rechte auszuüben, um berechtigte Interessen zu schützen.

Wir benötigen einen Mindestumfang an personenbezogenen Daten, um die folgenden Zwecke zu realisieren: für die Sicherheitsüberwachung und den Schutz von Immobilien (z.B., personenbezogene Daten von Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner oder deren Mitarbeitern/Vertrerern/Kontaktpersonen, Aussehen (Bild), Verhalten (Benehmen, Handlungen einer Person in der Videoüberwachungszone), Ort und Zeit) und andere erforderliche Daten.

Die wichtigsten verwendbaren Rechtsgrundlagen für die Erzielung dieser Zwecke sind:

• Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung);
• die berechtigten Interessen der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Person (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung); z.B., für die Aufklärung von Straftaten, für die Gewährleistung der Schuldbetreibung, für die Sicherung von Beweisen.

d) für eine entsprechende Gewährleistung der Dienstleistungen

Im Rahmen dieses Zweckes müssen wir die technischen Systeme und die IT Infrastruktur verwalten und vervollständigen, also die Nutzung der technischen und organisatorischen Lösungen, welche auch ihre personenbezogenen Daten nutzen können (z.B., unter dem Einsatz von Cookies), und mit dem Ziel, entsprechende Dienstleistungen zu gewährleisten.

Die wichtigsten verwendbaren Rechtsgrundlagen für die Erzielung dieser Zwecke sind:

• die berechtigten Interessen der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Person (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung);

e) Zugangskontrolle und Regelung des Zugangs (auch für Fahrzeuge).

Zu diesem Zweck erfassen wir Information über ihre Identität und die Notwendigkeit eine Zugangsberechtigung auszustellen, welche auch im Register der Zugangsberechtigungen eingetragen werden muss (darunter auch Fahrzeuge).

f) Besucherregistrierung zum Schutz der wirtschaftlichen Interessen, für die Untersuchung und Aufklärung von Straftaten, für die Gewährleistung der öffentlichen Sicherheit und um unsere berechtigten Interessen oder die berechtigten Interessen von Dritten zu gewährleisten.

Zu diesem Zweck erfassen wir Information über Ihre Identität, welche im Besucherregister oder auch im Register der ausgehändigten Zimmerschlüssel eingetragen werden.

5. Wer hat Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten?

Wir treffen entsprechende Maßnahmen, damit Ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Rechtsvorschriften verarbeitet werden und um sicherzustellen, dass dritte Personen, die keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten haben, keinen Zugriff auf diese Daten erhalten.

Gegebenenfalls könnten folgende Personen Zugriff zu ihren personenbezogenen Daten erhalten:

1. unsere Mitarbeiter oder direkt bevollmächtigte Personen, sofern sei dies ist für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist;
2. für die Datenverarbeitung verantwortliche Personen entsprechend den von ihnen erbrachten Dienstleistungen und nur in dem dazu nötigen Umfang, z.B. Wirtschaftsprüfer, Externe Anbieter von Buchhaltungsdienstleistungen, Steuer- oder Rechtsberater, Datenbankentwickler/Verwalter der technischen Einrichtungen, andere Personen, die an der Erbringung der Dienstleistung durch die für die Datenverarbeitung verantwortliche Personen beteiligt sind.
3. in den Fällen, die in Rechtsakten von nationalen Behörden und Gemeinden festgelegt sind, z.B., Justizbehörden, Gemeinden, Steuerverwaltungen, vereidigte Gerichtsvollzieher;
4. Dritte Personen nach sorgfältiger Prüfung, inwiefern es eine angemessene Rechtsgrundlage für eine solche Datenübertragung gibt, z.B. Inkassobüros, Gerichte, Schiedsgerichtsstellen, Insolvenzverwalter, dritte Personen, die ein Register verwalten (z.B. Einwohner-, Schuldnerregister und andere).

6. Welche Kooperationspartner oder welche Verarbeiter wählen wir für die Verarbeitung personenbezogener Date?

Wir treffen die nötigen Maßnahmen, damit ihre personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen Rechtsvorschriften verarbeitet, geschützt und an den/die Verarbeiter übermittelt werden. Wir wählen die Verarbeiter personenbezogener Daten sehr gründlich aus und überprüfen bei der Übermittlung von Daten deren Notwendigkeit und die zu übermittelnde Datenmenge. Die Daten werden an den Verarbeiter personenbezogener Daten unter Einhaltung der Vertraulichkeitsanforderungen und im Einklang mit den Vorschriften für eine sichere Datenverarbeitung übermittelt.

Zur Zeit können wir mit den folgenden Kategorien von Verarbeitern personenbezogener Daten zusammenarbeiten:

1. Externe Anbieter von Buchhaltungsdienstleistungen;
2. Externe Anbieter von Steuerberatungs- und Rechtsberatungsdienstleistungen;
3. Externe Anbieter von Sicherheitsdienstleistungen;
4. Instandhalter der Videoüberwachungssysteme;
5. Externe Anbieter von Instandhaltungsdiensten für die IT-Infrastruktur;
6. Externer Anbieter von Dienstleistungen zur Dokumentenvernichtung;
7. andere Kategorien von Verarbeitern nach Erfordernis
8. andere Personen, die an der Erbringung der Dienstleistungen durch uns beteiligt sind

Die Verarbeiter personenbezogener Daten können sich ändern, und entsprechend werden Änderungen an dieser Mitteilung vorgenommen werden.

7. Werden Ihre personenbezogenen Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt?

Wir übermitteln keine Daten an Länder die außerhalb der Europäischen Union oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums liegen, außer in Fällen, in denen dies im Zuge der Erbringung einer spezifischen Dienstleistungen nötig ist.

8. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und gemäß den Anforderungen der einschlägigen Rechtsvorschriften notwendig ist.
Bei der Beurteilung der Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten berücksichtigen wir die geltenden Gesetze und sonstige Vorschriften, vertragliche Aspekte, ihre Anweisungen (z.B., wenn Sie ihre Zustimmung geben) und auch unsere berechtigten Interessen. Ihre personenbezogene Daten werden gelöscht oder vernichtet, wenn diese nicht mehr für die bestimmten Zwecke benötigt werden.

Nachfolgend sind die häufigsten Aufbewahrungsfristen personenbezogener Daten aufgelistet

• personenbezogene Daten, die für die Erfüllung von vertraglichen Verpflichtung notwendig, werden so lange aufbewahrt, bis der Vertrag erfüllt ist und die anderen Aufbewahrungsfristen eingehalten worden sind (siehe unten);
• personenbezogene Daten, die zur Erfüllung von Rechtsvorschriften aufbewahrt werden müssen, werden wir gemäß den Fristen in den entsprechenden Rechtsvorschriften aufbewahren, z.B. besagt das Rechnungslegungsgesetz („Par grāmatvedību”), dass die Buchungsbelege bis zu dem Datum aufbewahrt werden müssen, an dem sie benötigt werden, um den Beginn jeder wirtschaftlichen Transaktion ermitteln und den Vorgang mindestens 5 Jahre nachverfolgen zu können;
• Daten als Nachweis für die Erfüllung unserer Verpflichtungen werden wir gemäß den in Gesetzen und sonstigen Vorschriften festgelegten Fristen aufbewahren – 10 Jahre im Zivilgesetz und 3 Jahre im Handelsrecht, und auch gemäß anderen Fristen, in Anbetracht der für Klagen und in der Zivilprozessordnung festgelegten Fristen.

9. Welche Rechte haben Sie als betroffene Person im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten?

Erneuerung personenbezogener Daten

Sollten sich die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten geändert haben, z.B. Personencode, Kontaktadresse, Telefonnummer oder E-mail, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung und übermitteln uns die neusten Daten, damit wir die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten relevanten Zwecke erfüllen können.

Ihr Recht auf Zugang zu Ihren persönlichen Daten und deren Korrektur

In Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie das Recht auf Zugang zu Ihren bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, die Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen und das Recht auf Datenübertragbarkeit in den Fällen und gemäß dem Verfahren auszuüben, das in der Allgemeinen Datenschutzverordnung festgelegt ist.

Wir respektieren Ihr Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu kontrollieren. Wenn wir Ihren Antrages erhalten, werden wird diesen innerhalb des gesetzlich festgelegten Zeitrahmen beantworten (normalerweise nicht später als binnen eines Monates, es sei denn, es ist ein Sonderantrag, dessen Beantwortung längere Zeit in Anspruch nimmt), und, wenn möglich, werden wir Ihre personenbezogene Daten korrigieren oder löschen.

Sie können auf eine der folgenden Arten Informationen über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten oder Ihre sonstigen Rechte als betroffene Person ausüben:

1. indem Sie unter Vorlage eines Identitätsnachweis persönlich einen entsprechenden Antrag im unseren Büro einreichen: SIA „Latvijas Energoceltnieks”, Lubānas iela 43, 2.Stock, Rīga, LV-1073, werktags von 8 bis 17 Uhr;
2. indem Sie eine entsprechende Eingabe per Post an die untenstehende Anschrift senden: SIA „Latvijas Energoceltnieks”, Lubānas iela 43, Rīga, LV-1073.
3. indem Sie eine entsprechende Eingabe per E-mail an die unten stehende E-mail-Adresse lec@lec.lv oder dati@lec.lv übermitteln. Es empfiehlt es sich diese mit einer digitalen Unterschrift zu versehen.

Nach dem Erhalt Ihrer Eingabe werden wir deren Inhalt und Ihren Identitätsnachweis prüfen, und behalten und je nach der Situation die Möglichkeit vor, Sie zu bitten, zusätzliche Nachweise vorzulegen, um Ihre Datensicherheit und Offenlegung an die entsprechende Person zu gewährleisten.

Widerrufung der Zustimmung

Basiert die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten auf Ihrer Zustimmung, haben Sie das Recht die Zustimmung jederzeit zu widerrufen. Daraufhin werden wir Ihre personenbezogene Daten künftig nicht mehr für den entsprechenden Zweck verarbeiten. Trotzdem müssen wir Sie informieren, dass eine Widerrufung der Zustimmung keinen Einfluss auf die Verarbeitung personenbezogener Daten hat, die für eine Erfüllung der Bestimmungen von Gesetzen und sonstigen Vorschriften notwendig sind oder sich auf einen Vertrag, unsere berechtigten Interessen oder auch auf andere in Gesetzen und sonstige Vorschriften festgelegte Gründen für eine rechtmäßige Datenverarbeitung stützt.

Sie können auch dann Einwände gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten erheben, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen gestützt ist.

10. Wo können Sie sich beschweren bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten?

Sollten Sie irgendwelche Fragen im Zusammenhang mit der von uns durchgeführten Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten haben, bitten wir Sie, sich zuerst an uns zu wenden.

Sollten Sie trotzdem meinen, dass wir keine Lösung in gegenseitigem Einvernehmen gefunden haben und wir Ihre Rechte auf den Schutz personenbezogener Daten verletzt haben, besitzen Sie das Recht, eine Klage bei der Staatlichen Datenschutzaufsicht einzureichen.

11. Warum sollten Sie uns Ihre personenbezogenen Daten einreichen?

Hauptsächlich erfassen wir Ihre Informationen, um vertragliche Verpflichtungen und die für uns bindenden gesetzlichen Regelungen zu erfüllen, und um unsere berechtigen Interessen durchsetzen zu können. In diesen Fällen ist es für die jeweiligen Zwecke erforderlich, bestimmte Informationen zu erfassen. Andernfalls könnte der Beginn des Arbeitsverhältnisses oder die Ausführung des Vertrags gefährdet sein. Sollten die Daten nicht unbedingt benötigt werden, aber deren Einreichung dazu beitragen können, Ihr Arbeitsumfeld oder Ihre Arbeitsbedingungen zu verbessern. werden wir bei der Erfassung von solchen Daten darauf hinweisen, dass die Angabe freiwillig ist.

Bitte sehen Sie diesen Abschnitt im Kontext mit Abschnitt 4 dieser Mitteilung.

12. Wie erfassen wir eure personenbezogene Daten?

Ihre personenbezogenen Daten können von uns auf eine der folgenden Arten erfasst werden:

1. von Ihnen aus einem gegenseitigen Vertrag beim Vertragsabschlussverfahren;
2. wenn der Vertrag mit einer dritten Person abgeschlossen wurde und diese Sie als Kontaktperson/Vertreter/Mitarbeiter angegeben hat;
3. von Ihnen, wenn Sie irgendwelche Eingaben einreichen, E-mails übermitteln oder uns anrufen;
4. auf der Website www.lec.lv, unter Verwendung von Cookies;
5. in gesonderten Fällen von Datenbanken von Drittanbietern, z.B. können wir bei der Beurteilung ihrer Kreditwürdigkeit Daten von dritten Personen für diesen Zweck einholen, in gesonderten Fällen von Videoüberwachungsaufzeichnungen.

13. Werden Ihre personenbezogenen Daten für automatisierte Entscheidungsprozesse benutzt?

Wir nutzen ihre Daten nicht für automatisierte Entscheidungsprozesse.